用Word方便快捷批处理成绩报告单

　又到期末了，老师们又要开始填写学生成绩报告单了，学生数很多，一张一张手工填写是一件很繁锁的事。其实，用Word的“邮件合并”功能，让Word 2010和Excel 2010协同工作，可以实现成绩报告单“批处理”，省时省力，轻松完成学生成绩报告单的填写工作。

 

　　一、制作学生成绩统计表

 

　　运行Excel 2010，新建一个工作表，命名为“学生成绩统计表”，然后将班级、学生姓名和各科成绩等信息输入表格，并以“学生成绩统计表.xlsx”为文件名，保存在硬盘中备用(图1)。

 

 

图1 制作学生成绩统计表

 

　　二、绘制学生成绩报告单

 

　　运行Word 2010，单击“页面布局”，切换到“页面布局”功能区，单击“页面设置”右侧的小箭头，弹出“页面设置”窗口，根据实际需要设置好页边距和纸张大小（如图2）。

 

 

图2 页面设置

 

　　单击“确定”按钮，返回Word 2010编辑窗口，根据“学生成绩.xlsx”表头中的有关项目，绘制一张学生成绩报告单(图3)，并保存为“学生成绩报告单.docx”。

 

 

图3 绘制学生成绩报告单

 

　　三、批量处理学生成绩报告单

 

　　第一步：打开刚才建立的“学生成绩报告单.docx”，单击“邮件”，切换到“邮件”功能区，单击“选择收件人”，并在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”（如图4），弹出“选取数据源”窗口，找到并选中前面创建的“学生成绩统计表.xlsx”，单击“打开”按钮（如图5），这时会弹出“选择表格”窗口，选择“学生成绩统计表$”，单击“确定”按钮（如图6）。

 

 

图4 选择收件人

 

 

图5 选择数据源

 

 

图6 选择表格

 

　　第二步：返回Word 2010编辑窗口，将光标定位到学生成绩报告单需要插入数据的位置，然后单击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中单击相应的选项，将数据源一项一项插入成绩报告单相应的位置(如图7)。

 

 

图7 插入数据源

 

　第三步：单击“完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”，弹出“合并到新文档”小窗口，根据实际需要选择“全部”、“当前记录”或指定范围，单击“确定”按钮（如图8），完成邮件合并，系统会自动处理并生成每位学生的成绩报告单，并在新文档中一一列出(图9)，接下来只要连上打印机打印就大功告成了（如图10）。

 

 

图8 完成邮件合并

 

 

图9 批量生成报告单

 

 

图10 打印成绩报告单

 

　　小提示：单击“完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“打印文档”，可以直接批量打印成绩报告单，选择“发送电子邮件”，可以将批量生成的成绩报告单通过邮件发送给指定的收件人。

 

　　呵呵，这样批处理成绩报告单是不是多快好省，方便又快捷，如果老师们正被繁琐的期末工作搞得焦头烂额，就赶快行动，去感受自动化办公的乐趣和便捷吧！