妙用Word功能 巧解多次编辑烦恼

 

　　在日常生活中对某个文档进行编辑时，经常需要多次修改方可以定案，而且在修改的过程中可能要参考以前旧的内容，对于这种情况我们该如何避免不同修改版本之间的冲突呢？一般普通用户会选择使用“另存为”来解决，每修改一次后可以打开“文件”菜单下的“另存为”命令，将修改后的文档根据修改的内容或日期进行命名，但是这样最终会生成多个文件，占用着空间，而且管理上也很容易出现混乱。其实我们可以使用“版本”功能来解决这个问题。

 

　　我们知道，各种软件在其发布之后，一般都会发布其升级版本，以便于对错误进行修改、在功能上进行增强等。而我们对于文档来说同样可以借鉴这样的思路，将修改的文档只保存为一个文件，但是有多个版本可以选择，下面我们就一起来看看他们到底是怎么做的。

 

　　首先打开要编辑的源文档，在正式修改之前先打开“文件”菜单，选择“版本”命令，在打开的窗口中单击“现在保存”按钮，这样会打开“保存版本”窗口，在“版本备注”中输入该版本编辑的时间和一些内容要点，编辑完毕单击“确定”按钮（如图1），这样会自动保存该版本。

　　

 

　　　　　　　　　　　　　　　图1

 

　　现在我们就可以将打开的源文档根据自己的需要进行任意编辑与修改了。在修改完毕我们只要再次运行“文件”菜单中的“版本”命令，然后单击“现在保存”按钮，输入编辑好的文档备份并单击“确定”按钮返回，然后我们只要单击工具栏上的“保存”按钮即可。

 

　　当我们要打开未修改的版本，或者不同版本之间要进行比较时，只要像普通文件一样打开保存的文档后，然后再打开“文件”菜单下的“版本”命令，在窗口中我们可以看到“原有版本”列表中保存了我们以往保存的各个版本（如图2），此时只要选中最初保存的版本并单击“打开”按钮，这样即会再打开一个Word窗口并且和当前的版本平铺在屏幕上，以便于用户进行比较。

 

　　

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图2

 

　　怎么样，使用这样的版本功能是不是圆满的完成任务了。其实使用版我们还便于我们将文件给大家进行修订，每人修订完毕只要保存为自己的版本，这样最终即可非常方便的比较众人修订的内容。