巧用Word 2007制作发文件用的方格稿纸

 

　　由于工作原因，笔者经常需要使用到如图1格式的发文稿纸，从图中可以看出它类似于Word的方格稿纸。但是由于后者为一页式整体，无法分割其中的某些方格或部分段落，也不能仅仅设置其中部分为无色，因此也就无法制作出含有眉首区、说明区、标题区等内容的标准发文稿纸。

 

　　

 

　　先前笔者一位同事曾经另辟蹊径，尝试用“插入表格”的方法设计出类似的发文稿纸，具体步骤如下： 

 

　　第一步：首先输入首行的“XX县XXX局发文稿纸”字样，并设置好字体、字号大小及颜色；

 

　　第二步：运行Word 2007，切换到“插入”选项卡，在“文本框”的下拉列表中选择“绘制文本框”，根据实际比例在文档中勾勒文本框(用来设计稿纸上半部分的眉首区)；再根据“签发人”、“会稿单位”、“核稿人”、“拟稿单位和拟稿人”、“附件”、“机密程度”各个文本框实际大小绘制并填写其中内容，再调整文字的字体、字号大小及颜色；

 

　　第三步：依葫芦画瓢，分别绘制说明区、标题区的文本框并完成相应文字内容的输入； 

 

　　第四步：切换到“插入”选项卡，在“表格”的下拉列表中选择“插入表格”，在出现的对话框中设置插入一个2行20列的表格，选中第一行，按Ctrl+D调出字体对话框，将文字大小设置为四号字，并取消“如果定义了文档网格，则与网格对齐”的勾选状态(图2)，接着调整单元格大小，使每个单元格看起来都呈大小一致的正方形，并使之与文本框的边线重合；

 

　　

 

　　第五步：将第二行所有单元格合并为一个单元格，在该单元格上右击选择“表格属性”，在出现的对话框中切换到“行”选项卡，勾选“指定高度”并指定单元格的高度为第一行的二分之一至三分之一尺寸，并选择“行高值是固定值”；

　　第六步：全选并复制整个表格，将光标置于表格下一行，反复粘贴，直至生成一张连续的方格稿纸。

 

 

　　上述发文稿纸用打印机打印出来后，虽然看上去与正式的发文稿纸并无太大差别，但是它存在很大一个缺点，就是它的方格部分由于是通过绘制表格完成的，所以每个单元格实际上是分割的，要想在每个单元格中输入文字，就必须“一个萝卜一个坑”地打，无法直接在单元格(正文部分)中复制或剪切整个段落或部分文字，因此它无法适应现代化复制(粘贴)的办公要求^_^。

 

　　笔者冥思苦想许久，也没有找到更好的解决办法。不过，幸好有一位高手的指点，终于用Word 2007解决了这道难题。下面介绍一下具体步骤： 

 

　　第一步：运行Word 2007，切换“页面布局”选项卡，点击“稿纸设置”，弹出“稿纸设置”对话框，选择“方格式稿纸”格式，“行数X列数”选择“20 X 20”格式，并将“网格颜色”设置为灰色，并勾选“按中文习惯控制首尾字符”(如果不选中该项，标点符号有可能会出现在行首，不符合行文要求)，取消“允许标点溢出边界”选项的对勾，选择纸张幅面为16开或A4型，页脚选择“行数x列数=格数”，“对齐方式”选择“右”，其余按照默认设置“确认”后生成方格稿纸(图3)；

 

　　

 

　　第二步：新建一空白文档，切换“插入”选项卡，在“文本框”的下拉列表中选择“绘制文本框”，拖动鼠标勾勒出一文本框(用来设计文首的“XX县XXX局发文稿纸”字样)，在文本框输入“XX县XXX局发文稿纸”，并调整字体、字号大小、颜色并将该行文字居中(务必调整好文字大小，因为将其剪切到发文稿纸中就无法调整字号大小)，然后选中该文本框，将其剪切到第一步生成的发文稿纸中，在稿纸第一行第一个空格处进行粘贴，然后拖动、平移、调整文本框直至其左右端线与发文稿纸左右边界重合、上端线与发文稿纸最上端水平线重合，下端线与稿纸的第三条水平线重合(调整后如果文字没有显示居中，还可以在文本框中用空格键将文字移动居中)，再右击文本框选择“设置文本框格式”，在弹出的对话框中切换到“颜色与线条”选项卡，将“填充”下的“透明度”滑杠拉到最左端，即设置透明度为0%(图4，此为关键点，务必留意!如果不设置透明度为0%，则眉首区、说明区、标题区的背景就会呈现单元格，而将透明度设置为完全不透明，就可以完全遮罩底层的单元格)，再设置“线条”颜色为无色(如果之前的文本框的边界无法调整到刚好与水平线或边界重合，这里可适当调整线条“粗细”，使之完全遮盖方格线)；

 

　　

 

　　第三步：根据实际发文稿纸的大小尺寸，按上一步介绍的方法依葫芦画瓢，依次完成“签发人”、“会稿单位”、“核稿人”、“拟稿单位和拟稿人”、“附件”、“机密程度”、“发文单位全称”、“主送(抄报、分发)”、“事由”、“发文字号”等文本框内容的设计(包括字体、字号大小的调整，另外这些文本框的“线条”颜色无须设置为无色，保留默认的黑色即可)，则发文稿纸初具雏形，最后双击页脚修改等式为“20x11=220”。 

 

　　最后必须说明的是：此法设计的发文稿纸的正文部分可直接拷贝、粘贴，每个字符都会“对号入座”各个单元格，非常方便。另外，用Word 2003也可以设计此稿纸，前提是安装Microsoft Office Word 2003稿纸加载项插件。