Word2007自动提取数据制作成绩单

      Hi！大家好！我是微软小欧，今天继续和大家一起分享Office2007的实用技巧宝典！Office2007提供了很多很多的新功能，希望我们这些实用的应用技巧能够帮助大家轻松应对学习、工作、生活中的文档处理和数据统计。

　　今天我们接着讨论成绩统计表。上次我们用Excel2007帮助老师用“条件格式”把成绩表中不同分数段成绩用不同的颜色区分出来，并用了两种方法做了排名，今天我们继续帮助老师用Word2007批量制作成绩通知单。这个神奇的通知单自己会从Excel成绩表中提取学生的姓名、学号、各科成绩等等，然后按老师指定的格式自动制作全班同学的成绩通知单！既不用老师挨个儿填写成绩，也不会出差错！很酷吧？

　　我们用到的法宝就是Word2007的“邮件合并”！

　　下面是我们前两次用到的Excel成绩单。

 

      在Word2007中做好成绩通知单的格式，这里我们做得比较简单，重点在介绍方法。如果数据多，也许表格会比较复杂，不过不管简单还是复杂，Word2007都能轻松帮你搞定！　

 

      现在主角出场！选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。

 

    选择“使用现有列表”。

      啊！在这里我们选择指定的数据源也就是Excel成绩表，这样，Word2007才知道从哪里取成绩数据呀！

 

    在文件夹选择制作好的Excel成绩表。

 

     现在Excel的成绩表已经和我们的Word成绩通知单关联在一起了！

　　小提示：如果成绩表文件里面有多个工作表，下图中都会列出来，选择需要的工作表就可以了。

 

       我们可以点击“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”，看看我们的数据表是不是和Word通知单联系在一起了。

 

   看！之前Excel成绩表中的数据都在这里了！，如果老师并不需要所有的数据，可以在这里选择需要的部分数据。

可是，通知单怎么知道这么多的数据各自应该出现在什么位置呢？现在！关键的一步来啦！