巧妙翻新Excel办公软件旧表格提高工作效率

　　我们在使用Excel办公软件进行数据的处理时,经常会遇到一些重复性的工作。例如：当我们在制作一些报表时,有时可能表头不需要变动,只需填写不同的数据或者其他内容就可以了。这时,我们有没有合理的技巧,可以使Excel办公软件的表格“翻新”,从而提高我们的工作效率呢?下面,软件直销网小编,为大家介绍几种简单实用的方法。

    一：替换

　　当我们制作的新报表,如是要表头结构或表格说明中需要修改的地方如果没有重复,那么,我们直接进行改写即可;不过,如果有需要重复的,用“替换”功能也很方便,具体方法如下：

　　1， 选择“编辑——替换”命令,打开“查找和替换”对话框;

　　2， 选择“替换”选项,在“查找内容”处填写旧表中的内容;

　　3， 在“替换为”处填写改写后的内容,单击“全部替换”,多处更改一次完成。

　　二：粘贴链接

　　如果在使用中,我们制作的表格中有几处都重复一串单元格的内容,为了便于以后修改,可以在开始创建表格结构时,先写下这串单元格的内容,再选定,执行“复制”命令,在另外需要重复的各处,分别执行“选择性粘贴——粘贴链接”命令,这样粘贴的结果都是单元格地址的引用,在新的报表中修改时先写下的那串单元格内容,其他各处相应内容随即被更新。

　　三：定义名称

　　我们知道,一些形式相同引用位置不同的函数可以创建表格时定义名称,选中要定义的单元格,执行“插入——名称——定义”命令,在“当前工作簿中的名称”栏中输入名称,在“引用位置”栏中输入函数,添加确定即可。在需要计算的各处输入“=”,接着输入所定义的名称。

　　四：粘贴运算

　　如果需要在原报表基础上增加相同数量时,可以在最后一列相应单元格把数值加上,复制,再选中学生成绩单元格,执行“编辑——选择性粘贴”,在“运算”一栏中选中“加”单选项,这样相应单元格就增加了相同数量。